KiKartei: Mitgliederdatenverwaltung Unterlagen & FAQ

Vor der Umstellung auf KiKartei empfehlen wir Ihnen, einige Überlegungen anzustellen:

• Kündigungsfrist des laufenden Vertrags der heutigen Software-Lösung abklären.
• Technische Daten ermitteln (PC, Hardware im Allgemeinen, Internetlösung. Prüfung mit KW-Software AG, ob Kompatibilität gewährleistet ist oder noch Investitionen zu tätigen sind).
• Zugriffsberechtigungen zum Programm festlegen. Im Idealfall sind dies Personen aus der Administration, z.B. Sekretariate, welche die Daten pflegen und bearbeiten können. Bei Bedarf können Personen mit einer pastoralen Funktion Leserechte erteilt werden. Im Grundsatz gilt das Prinzip der Datensparsamkeit, also so wenig Personen wie möglich haben Einsicht in die Personendaten.
• Vorgehen innerhalb eines allfällig bestehenden Kirchgemeindeverbandes (Pastoralraum) koordinieren.
• Studium der rechtlichen Grundlagen: Vertrag zwischen der Landeskirche und Ihrer Kirchgemeinde, Bearbeitungsreglement und übergeordnet Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) 150.700 SAR des Kantons Aargau.
• Zeitplan erstellen, Kapazitäten für die Umstellung bereitstellen, Schulung und Einführung planen.
• Datenmigration abklären - welche zusätzlichen Daten, die heute erfasst werden, sollen ebenfalls überführt werden.
• Interne Kommunikation gegenüber dem administrativen und pastoralen Personal festlegen.
• Bisherige Datenlieferanten (Einwohnerdienste) über die geplante Umstellung informieren.

Die Synode der Landeskirche hat sich mit Beschluss vom 12. Juni 2019 für die Einführung einer gemeinsamen kantonalen Mitgliederdatenverwaltung entschieden.

Der Vertrag regelt die Einführung des Mitgliederdatenverwaltungsprogramms «KiKartei» (hiernach die «Mitgliederdatenverwaltung») in der Kirchgemeinde oder des Verbands.

Das Bearbeitungsreglement enthält Zweck und Beschreibung des Programms, Datenkategorien (welche Mitgliederdaten erfasst werden), Verantwortlichkeiten, Benutzerkreis und Ausgestaltung der Zugriffsberechtigungen, Bearbeitung der Personendaten, Aufbewahrungsdauer und Löschung sowie Archivierung, Rechte und Auskunftserteilung.

Gewährung und Umfang der Berechtigung für den Zugriff auf die Mitgliederdatenverwaltung mit Datumsangaben und Erklärung der berechtigten Person.

An der Synode vom 12. Juni 2019 wurde der Entscheid gefällt, die Kosten pro Kirchgemeinde, abgestuft nach Anzahl Mitglieder, zu verteilen. Uns ist bewusst, dass die Mitgliederdatenverwaltung teilweise über einzelne Pfarreien oder einen Kirchgemeindeverband bzw. Pastoralraum geführt wird – auch wenn diese Lösung sinnvoll und möglich ist, erfolgt der Abschluss des Vertrages und auch die Verrechnung dennoch über die einzelnen Kirchgemeinden, damit das von der Synode beschlossene Preismodell aufrecht erhalten werden kann. Wird das Programm auch vom Kirchgemeindeverband bzw. vom Pastoralraum genutzt, wird ohne weitere Lizenzkosten ein zusätzlicher Vertrag Landeskirche-Kirchgemeindeverband abgeschlossen.

In den Kirchgemeinden, die das Programm neu einführen, sollten die Personen, die als Benutzer/innen registriert werden, einen dreistündigen Einführungskurs im Schulungsraum von KW-Software AG in Kleindöttingen besuchen. Die Teilnahmekosten für die Schulungskurse, die sich auf CHF 290 pro Person belaufen, sind von den Kirchgemeinden zu tragen.

Spezielle Zusatzmodule zum Beispiel für Raumreservationen usw. können dazu gekauft werden. Kundenbedürfnissen nimmt die Firma  KW-Software AG gerne entgegen. Die Kirchgemeinden handeln autonom. Bei genügend Interesse wird sich die Landeskirche dafür einsetzen, dass ein Rabatt ausgehandelt werden kann. Die Landeskirche führt das Anliegen proaktiv und informiert die Kirchgemeinden zum gegebenen Zeitpunkt.

Die Umfrage vom Februar 2020 hat ergeben, dass 25 Kirchgemeinden im ersten Halbjahr 2020 auf das neue Programm KiKartei umsteigen möchten, 13 Kirchgemeinden wollen im zweiten Halbjahr 2020 wechseln, 13 weitere Kirchgemeinden planen die Umstellung per 2021 und 9 Kirchgemeinden im Jahr 2022. 22 Kirchgemeinden sind noch unschlüssig und 15 Kirchgemeinden haben die Umfrage nicht beantwortet. Da rund 40 Kirchgemeinden seit Jahren bereits mit der KiKartei arbeiten, erhalten diese vorab Gelegenheit, den Anschluss an das Kantonale Einwohnerregister in Zusammenarbeit mit der KW-Software AG zu realisieren und die entsprechenden Verträge abzuschliessen. Auch die 25 Kirchgemeinden, die so bald wie möglich umsteigen möchten, können ab sofort die notwendigen Schritte einleiten.

Die Antworten auf die Frage nach gewünschten Zusatzmodulen ergab, dass vor allem kleinere und mittlere Kirchgemeinden wenig Interesse zeigten; am ehesten wurde die Dokumenten- und Kursverwaltung angegeben, vereinzelt auch die Raum- und Terminverwaltung.

Bitte geben Sie Ihre Wünsche zu den Zusatzmodulen beim Umstieg direkt der KW-Software AG bekannt. Bei genügend Interesse wird sich die Landeskirche dafür einsetzen, dass ein Rabatt ausgehandelt werden kann – ein solcher wurde bei genügender Nachfrage bereits in Aussicht gestellt.

Positiv im Weiteren ist, dass dank der Initiative von Kirchenpflegepräsident und Mitglied der Synode Werner Weibel aus Bergdietikon ab ca. Mitte Juli im Zusammenhang mit den möglichen Zusatzmodulen eine Schnittstelle zum Pfarrblatt Horizonte angeboten werden kann (Termine, Gottesdienste, Lebensereignisse); dies wird die Arbeit in den Pfarreisekretariaten weiter erleichtern.

Hier finden Sie das Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) und die entsprechende Verordnung (VIDAG)