Tutorial: Mitarbeitende erfassen und managen

Inhaltsverzeichnis

Das erfassen und managen von Mitarbeitenden wird über eine zusätzliche Erweiterung (WPS Team) ausgeführt und aufgrund der etwas komplexeren Handhabung werden die einzelnen Schritte in diesem Tutorial erläutert.

Was ist WPS Team?

WPS Team ermöglicht das Erfassen von Mitarbeitenden mit Portraitfotos und diversen Angaben an zentraler Stelle. Mit sogenannten «Shortcodes» können die einzelnen Mitarbeitenden auf mehreren Seiten auf der Website angezeigt werden, müssen bei Mutationen aber nur einmal zentral verwaltet werden. Zudem können über die Shortcodes auch Teams erfasst werden.

Nachfolgend die Anleitung für folgende Aktionen:

  1. Neuen Mitarbeitenden erfassen
  2. Sortierreihenfolge
  3. Einen Shortcode für einzelnen Mitarbeitenden oder ein Team erfassen
  4. Shortcode auf Website einfügen

Neuen Mitarbeitenden erfassen

Der erste Schritt ist das Erfassen eines neuen Mitarbeitenden. Voraussetzung dafür ist, dass bereits ein Portraitfoto an passender Stelle im Medienordner abgelegt ist. Danach ist wie folgt vorzugehen:

[Screenshot 1 und Screenshot 2]

  1. Im linken WordPress-Menü unter «WPS Team» auf «Add Mitarbeitende:r» klicken
  2. Name und Vorname einfügen
  3. Im Abschnitt «Bereich» die Person der Fachstellen/Bereich des Unternehmens zuweisen (inkl. der jeweils übergeordneten Fachstellen/Bereiche ein Häkchen setzen).
  4. Unter «Mitarbeitende:r Image» das gewünschte Portraitfoto aus Medien auswählen
  5. Die benötigen Angaben (Telefon, Berufsbezeichnung usw.) eingeben
  6. Den Anfangsbuchstaben des Familiennamens auswählen für die A-Z-Suche auf der Website
  7. Wieder ganz nach oben Scrollen und auf «Veröffentlichen» klicken

Sortierreihenfolge

Die Sortiermechanik von WPS Teams ist etwas umständlich nicht ganz optimal gelöst. Die Logik ist die, dass die Sortierung über die ganze Website gilt, das heisst damit in den einzelnen Fachbereichen auch jeweils die Teamleitenden oder Kirchenräte an erster Stelle sind, müssen diese an dieser einen Sortierposition korrekt platziert werden. Das heisst folgende Sortierung:

  1. Kirchenratspräsident:in
  2. Kirchenräte
  3. Nach Fachstellen sortiert, immer Teamleitende an erster Position danach die Mitarbeitenden

Und so geht das Sortieren:

[Screenshot 1]

  1. Im Menü links klickt man auf «Sort order»
  2. Die einzelnen Mitarbeiteitenden können per «Drag & Drop» gepackt und an gewünschter Position platziert werden. Wenn man eine Person «im Griff» hat kann man mit dem Mausrad nach unten/oben scrollen. Die neue Position wird sofort gespeichert (kein Button klicken).

Einen Shortcode erstellen

Ein Shortcode ist ein eine spezifische ID (Code-Schnipsel) von einer einzelnen Person oder einem Team, welcher an einer beliebigen Stelle auf der Website integriert werden kann.

Wann kommen Shortcodes zum Einsatz?
Einen Shortcode erstellt man, wenn z.B. nur eine einzelne Person oder Teile einer Fachstelle auf einer Seite der Website dargestellt werden soll.

Einen Shortcode zu erstellen benötigt ein paar Schritte, welche wir im Folgenden aufzeigen.

1) Taxonomie erstellen
Die Taxonomie ist sozusagen die eindeutige URL der entsprechenden Person – ohne Taxonomie kann kein Shortcode einer Person erstellt werden. So sind z.B. auch alle Fachstellen, die beim Erfassen einer neuen Mitarbeiterin oder Mitarbeiters zugewiesen werden, Taxonomies.

[Screenshot 1]

  1. Im Menü «WPS Team» auf «Taxonomies klicken
  2. Den Namen der gewünschten Person eintragen (z.B. Jeannette Häsler Daffré), die Titelform wird automatisch erstellt.
  3. Den Fachbereich auswählen, in welchem die Person arbeitet (z.B. «Verwaltung»). Das ist nicht relevant für den Shortcode aber es fügt dem ganzen eine etwas übersichtlichere Struktur hinzu, wenn man im nächsten Schritt die Zuweisung macht.
  4. Den Button «Add new Bereich» klicken um die neue Taxonomie zu erstellen.

2) Taxonomie zuweisen
Nun muss man die neu erstellte Taxonomie der entsprechenden Person (z.B. Jeannette Häsler Daffré) zuweisen, das ist sehr wichtig, da sonst beim nächsten Schritt «Shortcode erstellen» eine leere Ausgabe erscheint, da die Funktion auf keinen zugewiesenen Inhalt zurückgreifen kann.

  1. Im Menü «WPS Team» auf «All Mitarbeitende» klicken
  2. Bei der gewünschten Person auf «Schnellbearbeitung» klicken [Screenshot 1].
  3. Im Fenster «Bereiche» zur Person scrollen, diese auswählen und das Häkchen setzen. Sofern man im vorherigen Schritt die Person auch dem korrekten Fachbereich zugeordnet hat, erscheint der Name korrekt unterhalb dieses Fachbereiches, was das Finden erleichtert [Screenshot 2 ].
  4. Den Button «Aktualisieren» klicken um die Zuweisung zu speichern [Screenshot 2 ].

3) Shortcode erstellen
Nun ersellen wir den Shortcode. Da bereits diverse Shortcodes vorhanden sind werden wir einen bestehenden Shortcode duplizieren, damit gewisse Konfigurationen bereits korrekt eingestellt sind.

[Screenshot 1-2]

  1. Im Menü «WPS Team» auf «Shortcodes» klicken
  2. Eine Liste mit all bereits erstellten Shortcodes erscheint, einige sind Teams, die meisten aber Einzelpersonen. Nun z.B. bei einer Einzelperson rechts auf die drei Punkte klicken und aus dem Kontextmenü «Clone» wählen.
  3. Der duplizierte Shortcode erscheint nun in der Liste ganz oben [Screenshot 3].
    -> In einem ersten Schritt wieder auf die drei Punkte klicken und die Option «Rename» auswählen, den Namen wie gewünscht anpassen.
    -> Nochmals auf die drei Punkte des namentlich angepassten Shortcodes klicken und «Edit» auswählen
  4. Jetzt erscheint der Inhalt des Shortcodes jedoch noch mit dem duplizierten Inhalt. Die Maus ganz links an den Bildschirmrand bewegen, damit ein Seitenmenü erscheint [Screenshot 4-5]. Achtung: Manchmal verschwindet das Menü wieder, wenn man seine Fläche verlässt, einfach wieder den Zeiger an den linken Rand bewegen.
  5. In diesem Menü den Eintrag «Query» wählen.
  6. Nun klappt man das Untermenü «Include» auf [Screenshot 6-7].
  7. Nun erscheint unter «Include by Bereich» erscheint nun ein Eintrag der aktuellen Person 
  8. Als erstes löscht man den aktuellen Namen durch einen Klick auf das «x» und nun erscheint eine lange Liste mit Namen (Taxonomies) [Screenshot 8]. Sollte der gewünschte Namen nicht erscheinen, wurde die Taxonomie noch nicht erstellt und dieser Schritt müsste nachgeholt werden.
  9. Wurde der gewünschte Name (oder Team mit mehreren Namen) ausgewählt erscheinen diese nun korrekt im Fenster [Screenshot 9-11].
  10. Den Shortcode mit «Save» speichern 
  11. Durch den Button «Back» kehrt man wieder zu der Shortcode-Liste zurück

Einen Shortcode (Mitarbeitende) auf einer Seite einfügen

Damit der Shortcode nicht mehr konfiguriert werden muss empfehlen wir entweder das Shortcode-Element aus der Template-Vorlage zu kopieren oder aus einer bestehenden Seite. Der Shortcode bzw. diese Mitarbeitenden-Elemente sind so konfiguriert, dass immer zwei Mitarbeitende nebeneinander Platz finden und auf mobilen Geräten automatisch auf eine Spalte umbrochen werden.

1) Shortcode kopieren
Den Shortcode gemäss [Screenshot 1] kopieren (Template oder bestehende Seite):

  1. Den Shortcode an der gewünschten Stelle einfügen und Linksklick auf das Icon oben rechts. In der linken Spalte erscheinen kontextspezifische Konfigurationsmöglichkeiten.
  2. Das Register «Content» aktivieren.
  3. Aus der Liste oder durch Eingabe in das Suchfeld den gewünschten Namen/Team auswählen.

1) Shortcode einfügen und Namen auswählen
Den Shortcode gemäss [Screenshot 2] einfügen und den gewünschten Namen auswählen:

  1. Einen Rechtsklick auf das Icon oben rechts des Shortcode-Elementes
  2. Aus dem aufklappenden Kontextmenü «copy» wählen

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